10 vinkkiä: Näin rakennat hyvän PowerPoint-esityksen!
PowerPoint-esitys on parhaimmillaan kuin vaikuttava video, joka tukee esiintyjän puhetta. Huonoimmillaan se syö dia dialta puhujan uskottavuutta.
PowerPoint on yksi yrityksen tärkeimmistä brändinrakennuksen työkaluista. Jotta esitys rakentaa brändiä, siihen on panostettava. Vaikuttava esitys ei rakennu vartissa, mutta ei myöskään vaadi ympärivuorokautista aherrusta. Tärkeintä on laittaa muutama perusasia kuntoon ja samalla oppia ajattelemaan esitystä hieman uudella tavalla. Kuka tietää, ehkä jopa innostut, ja PowerPointista tulee uusi ylin ystäväsi!
Tässä omat vinkkini hyvän esityksen rakentamiseen:
Kirkasta viestisi. Mikä on tärkein asia, jonka haluat jäävän yleisösi mieleen esityksestäsi? Tämän kiteyttäminen itsellesi on tärkeää, jotta sisältö ei rönsyile. Kysy itseltäsi sama kysymys joka dian kohdalla. Mitä tältä dialta tulisi “jäädä käteen”. Jos olet epävarma, kysy itseltäsi rohkeasti onko koko dia ehkä turha vai palveleeko se oikeasti asiaasi?
Panosta rakenteeseen. Luonnostele rakenne paperille — tee ajatuskartta. Yhdistele asioita, jotta esityksestä tulee looginen sekä karsi päällekkäisyydet ja turhat löpinät. Tee myös sisällysluettelo ja varmista, että väliotsikkodiat vastaavat sisällysluetteloa. Näin yleisösi pysyy kärryillä.
Pyri irti otsikko + bulletlista -ajattelusta. Pohdi sitä, mikä on dian tärkein asia tai kokonaisuuden kiteyttävä lause. Minkä asian haluat piirtyvän yleisösi verkkokalvoille? Kirjoita se dialle nostoksi ja lisää tarvittavat muut asiat tueksi dian muistiinpanoihin. Vähemmän on enemmän. Karsi rohkeasti.
Käytä laadukkaita kuvia suurina pintoina. Valitse laadukkaita kuvia ja etsi tyyliltään yhteensopivia otoksia. Kuva voi myös olla vain hienovarainen vihje aiheeseen, jolloin se herättää mielenkiinnon ja saa ajattelemaan. Tuo mukaan draamaa rohkeilla rajauksilla. Ilmaisistakin kuvapankeista löytyy hyviä kuvia, mutta vaarana on se, että kuva on muillakin aktiivisessa käytössä. PowerPointin omasta kuvapankista löytyy laadukas kuratoitu valikoima valokuvia, ikoneja ja videoita. Kokeilisitko laittaa dialle videon ja sen päälle yhden sanan tai lauseen?
Kuvita maltilla. Kuvittamiseen voi jäädä koukkuun, joten muista kohtuus. Esitys tarvitsee ilmaa. Väliotsikkodiojen ja tekstinostojen rinnalle riittää usein muutama vaikuttava kuva. Näiden lisänä pari perinteistä otsikko + bulletlista -diaa tuovat esitykseen rytmiä, eivätkä ne tarvitse kuvitusta. Anna silmille aikaa levätä.
Unohda kikkailu. Moderni esitys tarvitsee harvoin esimerkiksi efektejä. Heittovarjot ja liukuvärit ovat 90-lukua, sekä PowerPointin valmiit kaaviopohjat (SmartArt) melko rumia ja jäykkiä käyttää. Kaaviot kannattaa rakentaa muodoista, eli esimerkiksi viivoista ja suorakulmioista. PowerPointin valmiiden suunnitteluideoiden kanssa kannattaa myös olla varovainen. Niitä käyttämällä esityksestä tulee helposti kirjava, eikä lopputulos välttämättä ole organisaatiosi visuaalisen ilmeen mukainen.
Varmista yhdenmukaisuus. Leipätekstin, otsikoiden, nostojen ja muiden elementtien kokoon hyvä olla sama joka dialla. Näin esityksen seuraaminen on helppoa, eikä rakenne puuroudu. Jos mukana on värimaailmaltaan toisistaan poikkeavia kuvia, voit tehdä säädöt väreihin suoraan PowerPointissa. Pienellä vaivannäöllä on suuri vaikutus kokonaisuuteen.
Muista sosiaalinen media. Jos puhut tilaisuudessa, josta diat voivat levitä someen, tee niistä somekelpoisia. Mieti jokaisen dian kohdalla, onko viesti tarpeeksi selkeä ja toimiiko dia yksinään kuvana. Voit halutessasi kannustaa yleisöä vuorovaikutukseen lisäämällä dioille valitsemasi aihetunnisteen ja esimerkiksi Twitter-käyttäjätunnuksesi.
Muista saavutettavuus. Varmista, että teksti on luettavan kokoista ja värikontrastit riittävät. Jos käytät tekstiä kuvien päällä, säädä kuvien kirkkautta niin, että teksti on luettavaa.
Harjoittele. Diat ovat yleisöä varten, eivät omat muistiinpanosi. Harjoittele, jotta muistat sanottavasi niin hyvin, että voit olla katsekontaktissa yleisöön vilkuilematta diojasi.
Yhteenvetona: hyvässä esityksessä on tarkoin harkittu sisältö, selkeä rakenne, suuret kuvat ja kiteytetysti tekstiä. Harjoitus tekee tässäkin asiassa mestarin, ja sinnikkyys palkitaan. Diojen viilaamisessa ei ole kyse visuaalisesta hifistelystä vaan siitä, että saat viestisi tehokkaasti läpi ja vakuutat yleisösi. Näin rakentuu brändisi uskottavana asiantuntijana.